1. شرکت همزمان در بیش از یک بخش بلامانع است .
2. علاقمندان می توانند با مراجعه به صفحه "ارسال اثر" در بخش مورد علاقه خود شرکت کنند.
3. شرکت‌کنندگان، باید آثار خود را با نام اصلی خود به دبیرخانه ارسال کنند؛ در غیر این‌صورت، تایید نام اصلی پدیدآورنده‌ی اثر بر عهده‌ی دبیرخانه است.
4. به آثاری که پس از زمان تعیین شده ارسال شوند ، ترتیب اثر داده نخواهد شد.
5. همه آثار دریافتی پس از تایید مدیریت؛ در حداقل زمان و به صورت آنلاین در وب سایت بین المللی سوگواره به آدرس WWW.ARBAEENPORTAL.COM به نمایش گذاشته می شود.
6. شرکت در سوگواره و ارسال اثر، به معنای پذیرش شرایط اعلام شده بوده و برگزارکننده مجاز است از آثار منتخب در انتشارات مربوط به سوگواره ، اعم از کتاب، نمایشگاه ، سایت سوگواره ، اطلاع رسانی و سایر موارد مرتبط با سوگواره استفاده نماید.
7. علاقمندان به همکاری در نشر جهانی رویداد اربعین می توانند آثار خود را به صورت نامحدود ارسال نمایند منتها در هربخش همان تعداد آثاری که در قوانین اختصاصی آن بخش مشخص شده در مسابقه شرکت داده خواهد شد و مابقی آثار به صورت آنلاین در وبسایت سوگواره نمایش داده می شود.
8. چنانچه يك اثر به طور مشترك و گروهي توليد شده باشد، در صورت راهيابي به مرحله نهايي، از گروه تقدير خواهد شد. 
9. ارسال آثاری که در جشنواره های دیگرحضور داشته اند، بلامانع می باشد.

10- اعضای هیئت انتخاب آثار و داوری حق شرکت در مسابقه را نخواهند داشت.